Avant de commencer un DMP, répondez aux questions suivantes

Collecte et documentation

Quelles données allez-vous collecter, étudier, générer ou réutiliser ?

  • Quel type, format et volume de données allez-vous collecter, étudier, générer ou réutiliser ?
  • Quelles données existantes (les vôtres ou des données de tiers) allez-vous réutiliser ?

Décrivez brièvement les données que vous allez recueillir, étudier ou générer. Veuillez également mentionner toutes les données existantes qui seront (ré)utilisées. Les descriptions devraient inclure le type, format et contenu de chaque set de données. De plus, veuillez fournir une estimation du volume de l’ensemble des données générées.

Comment les données seront-elles recueillies, étudiées ou générées ?

  • Quels standards, méthodes ou mécanismes d’assurance qualité utiliserez-vous ?
  • Comment prévoyez-vous d’organiser vos fichiers et de gérer les diverses versions ?

Expliquez comment les données seront recueillies, étudiées ou générées. Décrivez la manière dont vous prévoyez contrôler et documenter la cohérence et la qualité des données recueillies : processus de calibrage, mesures répétées, standards d’enregistrement des données, utilisation de vocabulaires contrôlés ou terminologies standardisées, validation de la saisie de données, données évaluées par les pairs, etc. Expliquez comment les données seront gérées au cours du projet, en mentionnant par exemple les conventions de nomenclature, le contrôle des différentes versions et l’arborescence des dossiers.

Quelle documentation et quelles métadonnées allez-vous fournir avec les données ?

  • Quelles informations sont nécessaires pour que les utilisateurs (ordinateur ou humain) soient en mesure de lire et interpréter les données ultérieurement ?
  • Comment allez-vous générer cette documentation ?
  • S’ils existent, quelles standards définis par la communauté seront-ils adoptés pour annoter les (méta)données ?

Veuillez décrire tous les types de documentation que vous allez fournir pour aider les futurs utilisateurs à comprendre et à réutiliser vos données. Les métadonnées devraient au moins contenir des éléments essentiels permettant à d’autres utilisateurs (ordinateur ou humain) de trouver les données. Cela comprend un nom et un identifiant permanent pour chaque fichier, le nom de la personne qui a collecté les données ou y a contribué, la date de collecte et les conditions pour accéder aux données. La documentation peut par ailleurs inclure des détails relevant de la méthodologie utilisée, des informations sur le traitement effectué et sur les étapes analytiques, des définitions de variables, des références aux vocabulaires utilisés, ainsi que des unités de mesure. Veuillez expliquer de quelle manière vous allez préparer et partager ces informations.


Stockage et préservation

De quelle manière vos données seront-elles stockées et sauvegardées au cours de la recherche ?

  • Quelles sont vos capacités de stockage et où seront stockées les données ?
  • Quelles sont les procédures de sauvegarde ?

Mentionnez quels sont les besoins en matière de stockage de données et l’endroit où elles seront enregistrées. Si vous demandez l’aide de services externes, il est important que cela n’entre pas en conflit avec les règlementations de chaque partie impliquée dans le projet, en particulier en ce qui concerne la question des données sensibles. Précisez vos procédures de sauvegarde (fréquence des mises à jour, responsabilités, procédures automatiques/manuelles, mesures de sécurité, etc.).

Quel est votre plan en matière de conservation des données ?

  • Quelles procédures seront utilisées pour sélectionner les données à conserver ?
  • Quels formats de fichiers seront utilisés pour la conservation ?

Précisez les données qui seront gardées, partagées, archivées ou supprimées après l’achèvement du projet, ainsi que la procédure adoptée pour la sélection de ces données (par ex. valeur à long terme, valeur potentielle pour une réutilisation, obligation de détruire certaines données, etc.). Définissez un plan de conservation à long terme de vos données, au-delà du projet de recherche. Justifiez vos choix concernant les formats de fichiers et l’application de standards communautaires.


Questions éthiques, légales et sécurité

Comment les questions éthiques seront-elles abordées et traitées ?

  • Quels standards de protection s’appliquent à vos données ? Êtes-vous liés par une clause de confidentialité ?
  • Avez-vous les autorisations requises pour obtenir, traiter, conserver et partager les données ? Les personnes dont vous réutilisez les données ont-elles été informées ? Ou ont-elles donné leur consentement ?
  • Quelles méthodes allez-vous utiliser pour garantir la protection des données personnelles ou autres données sensibles ?

Dans les projets de recherche, les questions éthiques exigent une adaptation des pratiques quant à la gestion des données ; cela concerne par exemple la manière de les stocker, les personnes qui peuvent y accéder/les réutiliser et la durée de leur conservation. Pour gérer les questions éthiques, plusieurs méthodes existent : anonymisation des données, approbation de commissions d’éthique, accords de consentement officiels. Le cas échéant, vous êtes tenus de préciser que votre projet a identifié toutes les questions éthiques et mentionner les mesures mises en place pour la gestion des données.

Comment seront gérés l’accès aux données et la sécurité ?

  • Quelles sont les principales questions en matière de sécurité des données, quels sont les niveaux de risque et quelles mesures ont été mises en place pour gérer les risques liés à la sécurité des données ?
  • Comment allez-vous réglementer les droits/permissions d’accès aux données en vue de garantir la sécurité des données ?
  • Comment les données personnelles et autres données sensibles seront-elles traitées pour garantir la sécurité du stockage et du transfert de données ?

Si vous travaillez avec des données personnelles ou d’autres données sensibles, vous devez mentionner les mesures de sécurité visant à protéger les données. Dressez une liste des normes officielles que votre étude adoptera [exemple : la certification ISO 27001 en matière de gestion de la sécurité de l’information]. Décrivez les procédures ou dispositifs principaux mis en place pour le stockage et le traitement des données personnelles ou autres données sensibles.

Comment allez-vous gérer les questions de droits d’auteur et de propriété intellectuelle ?

  • Qui sera le propriétaire des données ?
  • Quelles licences seront appliquées aux données ?
  • Quelles restrictions s’appliquent en ce qui concerne la réutilisation des données appartenant à des tiers ?

Définissez les propriétaires des droits d’auteur et des droits de propriété intellectuelle (DPI) pour toutes les données qui seront collectées et générées, ainsi que la (les) licence(s).


Partage et réutilisation

De quelle manière et où seront partagées les données ?

  • Dans quelle base de données (repository) planifiez-vous de partager vos données ?
  • Comment les utilisateurs potentiels pourront trouver des informations sur vos données ?

Décrivez la manière dont les données seront rendues accessibles et dans quelle base de données elles seront disponibles. Veuillez également tenir compte des modalités permettant à d’autres utilisateurs d’indiquer et de valoriser la réutilisation de vos données.

Y a-t-il des restrictions nécessaires pour protéger les données sensibles ?

  • À quelles conditions les données seront-elles mises à disposition (date de publication des données, motifs de retard le cas échéant) ?

Les données doivent être partagées dès que possible, au plus tard au moment de la publication des résultats scientifiques. Seules des clauses légales, éthiques, de copyright, de confidentialité (ou autres) peuvent imposer des restrictions. Vérifiez si un accord de confidentialité pourrait protéger de manière satisfaisante les données confidentielles.

Vous confirmez choisir des bases de données numériques conformes aux principes FAIR.


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